Nebenkostenabrechnung erstellen: Die ultimative Checkliste für Vermieter (inkl. Vorlage zum Download)

Hey du, Vermieter! Die Nebenkostenabrechnung steht wieder vor der Tür und du denkst dir: "Oh nein, nicht schon wieder!" Keine Sorge, das kennen wir alle. Die jährliche Abrechnung kann ganz schön knifflig sein, aber mit der richtigen Vorbereitung und einer klaren Struktur wird das Ganze zum Kinderspiel. In diesem Artikel zeige ich dir, wie du eine korrekte und nachvollziehbare Nebenkostenabrechnung erstellst, damit deine Mieter zufrieden sind und du dir unnötigen Ärger ersparst. Und das Beste: Du bekommst sogar eine Vorlage zum Download! Also, lass uns loslegen!

Was gehört eigentlich in die Nebenkostenabrechnung?

Bevor wir ins Detail gehen, klären wir erstmal, was überhaupt in die Nebenkostenabrechnung gehört. Grundsätzlich sind das alle Kosten, die regelmäßig anfallen und mit dem Gebrauch des Hauses oder der Wohnung zusammenhängen. Aber Achtung: Nicht alles, was du zahlst, darfst du auch auf deine Mieter umlegen!

Umlagefähige Nebenkosten sind zum Beispiel:

• •Grundsteuer: Die jährliche Steuer auf dein Grundstück.
• •Wasser und Abwasser: Kosten für den Wasserverbrauch und die Entsorgung des Abwassers.
• •Heizung und Warmwasser: Die Kosten für die Heizungsanlage und die Warmwasserbereitung. Hier musst du den Verbrauch der einzelnen Mieter erfassen, entweder über Zähler oder anhand eines Verteilerschlüssels.
• •Müllabfuhr: Die Gebühren für die Müllabfuhr und die Müllentsorgung.
• •Straßenreinigung und Winterdienst: Die Kosten für die Reinigung der Straßen und Gehwege sowie für den Winterdienst (Schneeräumung und Streuen).
• •Hausmeister: Das Gehalt des Hausmeisters, sofern er Tätigkeiten ausführt, die zu den umlagefähigen Nebenkosten gehören (z.B. Gartenpflege, Treppenhausreinigung).
• •Gartenpflege: Die Kosten für die Pflege des Gartens.
• •Gebäudeversicherung: Die Versicherung des Gebäudes gegen Schäden wie Feuer, Wasser oder Sturm.
• •Schornsteinfeger: Die Gebühren für die Reinigung und Wartung des Schornsteins.
• •Aufzug: Die Kosten für den Betrieb und die Wartung des Aufzugs.
• •Beleuchtung: Die Kosten für die Beleuchtung der gemeinschaftlich genutzten Flächen (z.B. Treppenhaus, Keller).
• •Sach- und Haftpflichtversicherung: Die Kosten für Versicherungen, die das Gebäude betreffen.
• •Sonstige Kosten: Hier können Kosten aufgeführt werden, die nicht in die anderen Kategorien passen, aber dennoch umlagefähig sind. Wichtig ist, dass diese Kosten im Mietvertrag explizit genannt werden.

• •Verwaltungskosten: Die Kosten für die Verwaltung des Hauses.
• •Instandhaltungs- und Reparaturkosten: Kosten für die Reparatur und Instandhaltung des Gebäudes.
• •Kosten für Leerstand: Kosten, die durch leerstehende Wohnungen entstehen.
• •Bankgebühren: Die Gebühren für dein Bankkonto.

Die Vorbereitung ist alles: So sorgst du für einen reibungslosen Ablauf

Bevor du mit der Erstellung der Nebenkostenabrechnung beginnst, solltest du ein paar Dinge vorbereiten. Eine gute Vorbereitung spart dir später viel Zeit und Ärger.

• •Sammle alle Belege: Sammle alle Rechnungen und Belege für die Nebenkosten des Abrechnungszeitraums. Achte darauf, dass die Belege vollständig und lesbar sind.
• •Prüfe den Mietvertrag: Überprüfe, welche Nebenkosten im Mietvertrag vereinbart wurden und wie diese umgelegt werden sollen.
• •Erstelle eine Liste der Mieter: Erstelle eine Liste aller Mieter mit ihren jeweiligen Mietzeiträumen.
• •Ermittle die Wohnfläche: Ermittle die Wohnfläche jeder Wohnung. Die Wohnfläche ist ein wichtiger Faktor für die Verteilung der Nebenkosten.
• •Lies die Zählerstände ab: Lies die Zählerstände für Wasser, Heizung und Strom ab (falls vorhanden). Notiere dir die Zählerstände am Anfang und am Ende des Abrechnungszeitraums. Am besten machst du Fotos davon, um Streitigkeiten zu vermeiden.
• •Wähle den Verteilerschlüssel: Wähle den passenden Verteilerschlüssel für die einzelnen Nebenkostenarten.

Verteilerschlüssel: So verteilst du die Kosten richtig

Die Nebenkosten müssen auf die einzelnen Mieter verteilt werden. Hierfür gibt es verschiedene Verteilerschlüssel. Welchen du anwendest, muss im Mietvertrag festgelegt sein.

• •Wohnfläche: Die Nebenkosten werden anhand der Wohnfläche der einzelnen Wohnungen verteilt. Dies ist der häufigste Verteilerschlüssel.
• •Personenanzahl: Die Nebenkosten werden anhand der Anzahl der Personen in den einzelnen Wohnungen verteilt. Dieser Verteilerschlüssel wird oft für Kosten wie Wasser und Müllabfuhr verwendet.
• •Verbrauch: Die Nebenkosten werden anhand des tatsächlichen Verbrauchs der einzelnen Mieter verteilt. Dies ist der fairste Verteilerschlüssel, wird aber nicht für alle Kostenarten angewendet (z.B. Heizung, Wasser).
• •Wohneinheiten: Die Nebenkosten werden gleichmäßig auf alle Wohneinheiten verteilt.

Die Nebenkostenabrechnung Schritt für Schritt: So geht's!

Jetzt geht's ans Eingemachte: die Erstellung der Nebenkostenabrechnung selbst. Mit unserer Schritt-für-Schritt-Anleitung wird das zum Kinderspiel!

1. 1.Erstelle eine Übersicht aller Kosten: Beginne mit einer Übersicht aller angefallenen Nebenkosten des Abrechnungszeitraums. Ordne die Kosten nach den einzelnen Kostenarten (z.B. Grundsteuer, Wasser, Heizung).
2. 2.Berechne die Gesamtkosten: Berechne die Gesamtkosten für jede Kostenart.
3. 3.Ermittle den Verteilerschlüssel: Ermittle den passenden Verteilerschlüssel für jede Kostenart.
4. 4.Berechne den Anteil für jeden Mieter: Berechne den Anteil jeder Kostenart, den jeder Mieter zu tragen hat. Multipliziere dafür die Gesamtkosten der jeweiligen Kostenart mit dem jeweiligen Verteilerschlüssel (z.B. Wohnfläche des Mieters / Gesamtwohnfläche des Hauses).
5. 5.Addiere die Anteile für jeden Mieter: Addiere die Anteile aller Kostenarten für jeden Mieter, um die Gesamtkosten für jeden Mieter zu ermitteln.
6. 6.Verrechne die Vorauszahlungen: Verrechne die geleisteten Vorauszahlungen des Mieters mit den ermittelten Gesamtkosten. Daraus ergibt sich entweder eine Nachzahlung oder ein Guthaben für den Mieter.
7. 7.Erstelle die Abrechnung: Erstelle eine übersichtliche und verständliche Nebenkostenabrechnung für jeden Mieter.

• •Deinen Namen und Anschrift (als Vermieter)
• •Den Namen und die Anschrift des Mieters
• •Den Abrechnungszeitraum
• •Eine detaillierte Auflistung aller Nebenkostenarten mit den jeweiligen Gesamtkosten
• •Den jeweiligen Verteilerschlüssel für jede Kostenart
• •Den Anteil der Kosten, den der Mieter zu tragen hat
• •Die geleisteten Vorauszahlungen des Mieters
• •Die sich daraus ergebende Nachzahlung oder das Guthaben
• •Eine klare und verständliche Erläuterung der einzelnen Positionen

Vorlage zum Download: Damit geht's noch einfacher!

Um dir die Erstellung der Nebenkostenabrechnung noch einfacher zu machen, haben wir eine Vorlage für dich erstellt. Du kannst sie hier herunterladen und an deine individuellen Bedürfnisse anpassen. Die Vorlage hilft dir dabei, die Abrechnung übersichtlich zu gestalten und keine wichtigen Angaben zu vergessen. (Hier Link zur Vorlage einfügen - Beispiel: www.deine-webseite.de/nebenkostenabrechnung-vorlage)

Was tun, wenn der Mieter Einwände hat?

Es kann vorkommen, dass ein Mieter Einwände gegen die Nebenkostenabrechnung hat. Das ist kein Grund zur Panik! Jeder Mieter hat das Recht, die Abrechnung innerhalb von 12 Monaten nach Erhalt zu prüfen und Einwände zu erheben (§ 556 Abs. 3 BGB).

So gehst du vor, wenn ein Mieter Einwände hat:

• •Prüfe die Einwände sorgfältig: Nimm die Einwände des Mieters ernst und prüfe sie sorgfältig. Vergleiche die Abrechnung mit den Belegen und dem Mietvertrag.
• •Gib dem Mieter Einsicht in die Belege: Biete dem Mieter an, die Originalbelege einzusehen. Das schafft Transparenz und Vertrauen.
• •Kläre die Fragen des Mieters: Beantworte die Fragen des Mieters ausführlich und verständlich.
• •Korrigiere die Abrechnung, falls nötig: Wenn du feststellst, dass die Abrechnung fehlerhaft ist, korrigiere sie umgehend.
• •Informiere den Mieter über das Ergebnis: Informiere den Mieter über das Ergebnis deiner Prüfung und die gegebenenfalls vorgenommenen Korrekturen.

Fazit: Mit der richtigen Vorbereitung und einer klaren Struktur klappt's!

Die Nebenkostenabrechnung muss kein Hexenwerk sein. Mit der richtigen Vorbereitung, einer klaren Struktur und unserer Checkliste bist du bestens gerüstet. Sammle alle Belege, prüfe den Mietvertrag, ermittle die Wohnfläche und lies die Zählerstände ab. Wähle den passenden Verteilerschlüssel und erstelle eine übersichtliche und verständliche Abrechnung. Und vergiss nicht: Transparenz ist der Schlüssel zu zufriedenen Mietern! Wenn du diese Tipps befolgst, steht einer erfolgreichen Nebenkostenabrechnung nichts mehr im Wege. Viel Erfolg!