Nebenkostenabrechnung prüfen lassen: Schritt-für-Schritt-Anleitung und Checkliste für Mieter

Na, flattert dir auch jedes Jahr diese ominöse Nebenkostenabrechnung ins Haus und du fragst dich, ob das alles so seine Richtigkeit hat? Keine Sorge, du bist nicht allein! Viele Mieter fühlen sich von den Zahlenbergen erschlagen. Aber keine Panik, ich zeige dir Schritt für Schritt, wie du deine Nebenkostenabrechnung prüfen kannst und ob du vielleicht sogar Geld zurückbekommst. Los geht's!

Schritt 1: Fristen im Blick behalten

Das A und O ist, die Fristen zu kennen. Dein Vermieter hat nach Ablauf des Abrechnungszeitraums (meist ein Kalenderjahr) zwölf Monate Zeit, dir die Nebenkostenabrechnung zuzustellen. Bekommst du sie später, ist sie ungültig – es sei denn, dein Vermieter hat die Verspätung nicht verschuldet (z.B. weil er selbst auf eine Abrechnung eines Dienstleisters warten musste).

Du selbst hast nach Erhalt der Abrechnung zwölf Monate Zeit, Einspruch zu erheben. Innerhalb dieser Frist solltest du die Abrechnung also gründlich prüfen!

Schritt 2: Formale Fehler aufspüren

Bevor du dich in die Details stürzt, check erst mal die formalen Kriterien:

• •Vollständigkeit: Sind alle relevanten Angaben enthalten? Dazu gehören:

* Deine Adresse und die des Vermieters
* Der Abrechnungszeitraum
* Eine Auflistung aller umlagefähigen Nebenkosten
* Die Angabe des Verteilerschlüssels (z.B. Wohnfläche)
* Dein Anteil an den Gesamtkosten
* Deine Vorauszahlungen
* Das Ergebnis: Nachzahlung oder Guthaben

• •Nachvollziehbarkeit: Ist die Abrechnung klar und verständlich? Kannst du nachvollziehen, wie die einzelnen Positionen berechnet wurden? Wenn nicht, fordere Belege an (dazu später mehr).
• •Verteilerschlüssel: Ist der verwendete Verteilerschlüssel korrekt? Üblich sind z.B. Wohnfläche, Personenzahl oder ein individueller Zähler (z.B. für Wasser). Der Verteilerschlüssel muss im Mietvertrag festgelegt sein. Fehlt eine Regelung, gilt grundsätzlich die Wohnfläche. Achtung: Wurde ein falscher Verteilerschlüssel verwendet, kann die gesamte Abrechnung fehlerhaft sein!
• •Abrechnungszeitraum: Stimmt der Abrechnungszeitraum? Er darf maximal zwölf Monate betragen.

Schritt 3: Umlagefähige Nebenkosten unter die Lupe nehmen

Nicht alle Kosten, die deinem Vermieter entstehen, darf er auch auf dich umlegen. Umlagefähig sind nur die Kosten, die im Mietvertrag explizit genannt sind oder die in § 2 der Betriebskostenverordnung (BetrKV) aufgeführt sind.

Typische umlagefähige Nebenkosten sind:

• •Grundsteuer
• •Wasser- und Abwasserkosten
• •Heizkosten
• •Müllabfuhr
• •Hausreinigung und Gartenpflege
• •Hausmeisterkosten
• •Sach- und Haftpflichtversicherung
• •Schornsteinfeger
• •Kosten für den Betrieb von Gemeinschaftsanlagen (z.B. Aufzug, Waschmaschine)

Nicht umlagefähig sind hingegen Verwaltungskosten, Reparaturkosten oder Instandhaltungskosten. Diese muss dein Vermieter selbst tragen.

Schritt 4: Belege einfordern und prüfen

Du hast das Recht, die Originalbelege zur Nebenkostenabrechnung einzusehen. Dein Vermieter muss dir diese auf Anfrage vorlegen. Meistens kannst du die Belege in den Räumlichkeiten des Vermieters oder der Hausverwaltung einsehen. Du kannst aber auch Kopien verlangen (allerdings musst du die Kosten dafür in der Regel selbst tragen).

Bei der Belegeinsicht solltest du folgende Punkte prüfen:

• •Rechnungsdatum: Liegt das Rechnungsdatum innerhalb des Abrechnungszeitraums?
• •Rechnungsempfänger: Ist der Vermieter der Rechnungsempfänger?
• •Rechnungsbetrag: Stimmt der Rechnungsbetrag mit dem in der Abrechnung angegebenen Betrag überein?
• •Angemessenheit: Sind die Kosten angemessen? Vergleiche die Kosten mit denen der Vorjahre oder mit den Kosten ähnlicher Objekte. Auffällig hohe Kosten solltest du hinterfragen.
• •Doppelte Abrechnung: Wurden Kosten doppelt abgerechnet? Zum Beispiel, wenn der Hausmeister sowohl in den Hausmeisterkosten als auch in den Gartenpflegekosten aufgeführt ist.

Schritt 5: Heizkostenabrechnung genau prüfen

Die Heizkostenabrechnung ist oft ein Knackpunkt. Hier gibt es einige Besonderheiten zu beachten:

• •Heizkostenverordnung: Die Heizkostenverordnung (HeizkV) regelt, wie die Heizkosten abgerechnet werden müssen. Demnach müssen die Heizkosten in der Regel zu mindestens 50 % und maximal 70 % verbrauchsabhängig abgerechnet werden. Der restliche Anteil wird nach Wohnfläche verteilt.
• •Ablesewerte: Sind die Ablesewerte plausibel? Vergleiche die Werte mit denen der Vorjahre. Auffällige Abweichungen können auf einen Defekt des Heizkostenzählers oder auf einen Ablesefehler hindeuten.
• •Leerstand: Wurde der Leerstand korrekt berücksichtigt? Kosten für leerstehende Wohnungen dürfen nicht auf die anderen Mieter umgelegt werden.
• •BGH-Urteil: Der Bundesgerichtshof (BGH) hat entschieden (BGH, Urteil vom 17.11.2005, Az. VII ZR 3/04), dass bei einer Heizkostenabrechnung auch der Wärmeverlust durch ungedämmte Heizungsrohre berücksichtigt werden muss. Frage hier gezielt nach!

Schritt 6: Einspruch einlegen

Wenn du Fehler in der Nebenkostenabrechnung entdeckst, solltest du innerhalb der 12-Monats-Frist Einspruch einlegen. Am besten schriftlich (per Einschreiben mit Rückschein) und mit einer genauen Begründung. Nenne die konkreten Fehler und lege Beweise bei (z.B. Kopien von Belegen).

Schritt 7: Hilfe suchen

Wenn du dir unsicher bist oder die Nebenkostenabrechnung zu kompliziert ist, scheue dich nicht, Hilfe in Anspruch zu nehmen. Du kannst dich z.B. an den Mieterverein oder einen Anwalt für Mietrecht wenden. Diese können die Abrechnung professionell prüfen und dich bei der Durchsetzung deiner Rechte unterstützen. Auch online gibt es viele Portale, die eine Nebenkostenprüfung anbieten.

Fazit

Die Nebenkostenabrechnung zu prüfen, ist zwar etwas Arbeit, aber es lohnt sich! Mit dieser Schritt-für-Schritt-Anleitung und Checkliste bist du bestens gerüstet, um Fehler aufzudecken und dein Recht durchzusetzen. Denk daran: Wissen ist Macht! Und im Zweifel gilt: Lieber einmal mehr prüfen als einmal zu wenig. Viel Erfolg!