Nebenkostenabrechnung: Abrechnungszeitraum länger als 12 Monate? Wann die Abrechnung ungültig ist!

Na, flattert dir auch jedes Jahr diese ominöse Nebenkostenabrechnung ins Haus und du fragst dich, ob da alles mit rechten Dingen zugeht? Besonders knifflig wird's, wenn der Abrechnungszeitraum mal wieder länger als 12 Monate ist. Darf der Vermieter das überhaupt? Und wann ist die Abrechnung deswegen vielleicht sogar ungültig? Keine Sorge, ich helfe dir, Licht ins Dunkel zu bringen!

Was ist eigentlich der Abrechnungszeitraum?

Bevor wir ins Detail gehen, klären wir kurz, was der Abrechnungszeitraum überhaupt bedeutet. Das ist der Zeitraum, für den dein Vermieter die Nebenkosten erfasst und abrechnet. Meistens ist das ein Kalenderjahr, also vom 1. Januar bis zum 31. Dezember. Aber Achtung: Es ist auch erlaubt, dass der Abrechnungszeitraum davon abweicht, solange er immer 12 Monate beträgt.

Wann darf der Abrechnungszeitraum länger als 12 Monate sein?

Grundsätzlich gilt: Ein Abrechnungszeitraum, der länger als 12 Monate ist, ist unzulässig. Punkt. Ausnahmen bestätigen die Regel, aber die sind selten und betreffen meistens Sonderfälle.

Ein solcher Sonderfall könnte vorliegen, wenn beispielsweise:

• •Ein Wechsel des Vermieters stattgefunden hat. In diesem Fall kann es vorkommen, dass der alte und der neue Vermieter jeweils eine verkürzte Abrechnung erstellen. Die beiden Abrechnungszeiträume zusammen dürfen dann aber natürlich auch nicht mehr als 12 Monate umfassen.
• •Eine Umstellung des Abrechnungssystems erfolgt ist. Auch hier kann es zu einer einmaligen Verlängerung oder Verkürzung des Abrechnungszeitraums kommen, um die Umstellung zu erleichtern. Wichtig: Das muss aber transparent und nachvollziehbar erklärt werden.

Aber ganz ehrlich: In den allermeisten Fällen gibt es keinen triftigen Grund für einen Abrechnungszeitraum, der länger als 12 Monate ist.

Warum ist ein zu langer Abrechnungszeitraum ein Problem?

Ein zu langer Abrechnungszeitraum kann für dich als Mieter mehrere Nachteile haben:

• •Verzerrung der Kosten: Wenn der Zeitraum länger ist, werden die Kosten auf einen längeren Zeitraum verteilt. Das kann es schwieriger machen, die Kostenentwicklung zu beurteilen und zu erkennen, ob es ungewöhnliche Ausreißer gibt.
• •Erschwerte Vergleichbarkeit: Du kannst deine Nebenkosten schwerer mit denen anderer Jahre vergleichen. Das ist aber wichtig, um zu sehen, ob deine Kosten im Rahmen liegen.
• •Fehleranfälligkeit: Je länger der Abrechnungszeitraum, desto größer die Wahrscheinlichkeit, dass Fehler in die Abrechnung einschleichen.

Wann ist die Nebenkostenabrechnung ungültig?

Und jetzt kommt die entscheidende Frage: Macht ein zu langer Abrechnungszeitraum die gesamte Nebenkostenabrechnung ungültig? Ja, grundsätzlich schon!

Der Bundesgerichtshof (BGH) hat in mehreren Urteilen klargestellt, dass der Abrechnungszeitraum in der Regel 12 Monate nicht überschreiten darf (z.B. BGH, Urteil vom 25.01.2006, Az. VIII ZR 142/05). Ein Verstoß gegen diese Regel führt dazu, dass du die Abrechnung nicht bezahlen musst.

ABER: Bevor du jetzt jubelnd deinen Vermieter anschreibst, lies bitte weiter! Es gibt nämlich ein paar Dinge zu beachten:

• •Formfehler: Ein zu langer Abrechnungszeitraum gilt als Formfehler. Das bedeutet, dass du diesen Fehler innerhalb von 12 Monaten nach Erhalt der Abrechnung rügen musst. Tust du das nicht, kann der Vermieter argumentieren, dass du den Fehler akzeptiert hast und du die Abrechnung trotz des Fehlers bezahlen musst.
• •Nachvollziehbarkeit: Auch wenn der Abrechnungszeitraum formal zu lang ist, kann es sein, dass der Vermieter trotzdem Anspruch auf die Nachzahlung hat, wenn die Abrechnung an sich nachvollziehbar ist und du keine anderen Einwände hast. Hier kommt es auf den Einzelfall an.

Was kannst du tun, wenn der Abrechnungszeitraum zu lang ist?

Hier sind ein paar konkrete Tipps, was du tun kannst, wenn du eine Nebenkostenabrechnung mit einem zu langen Abrechnungszeitraum erhalten hast:

1. 1.Prüfe die Abrechnung genau: Schau dir den Abrechnungszeitraum genau an. Stimmt er wirklich nicht?
2. 2.Reagiere schnell: Du hast nur 12 Monate Zeit, um den Fehler zu rügen! Warte nicht zu lange.
3. 3.Schreibe einen Widerspruch: Formuliere einen schriftlichen Widerspruch an deinen Vermieter. Erkläre darin, dass der Abrechnungszeitraum länger als 12 Monate ist und die Abrechnung deshalb formal fehlerhaft ist. Fordere eine korrigierte Abrechnung an.
4. 4.Begründe deinen Widerspruch: Zusätzlich zum Hinweis auf den zu langen Abrechnungszeitraum solltest du auch andere Einwände gegen die Abrechnung vorbringen, falls du welche hast (z.B. zu hohe Kosten, unklare Positionen).
5. 5.Zahle unter Vorbehalt: Wenn du eine Nachzahlung leisten musst, zahle diese unter Vorbehalt. So sicherst du dir das Recht, das Geld zurückzufordern, falls dein Widerspruch erfolgreich ist.
6. 6.Hole dir Hilfe: Wenn du unsicher bist, ob dein Widerspruch berechtigt ist oder wie du ihn formulieren sollst, wende dich an einen Mieterverein oder einen Anwalt für Mietrecht. Die können dir professionell helfen und deine Rechte durchsetzen.

Wie du zukünftige Probleme vermeidest

Am besten ist es natürlich, wenn du gar nicht erst in die Situation kommst, eine fehlerhafte Nebenkostenabrechnung zu erhalten. Hier ein paar Tipps, wie du vorbeugen kannst:

• •Lies deinen Mietvertrag genau: Achte darauf, dass im Mietvertrag klare Regelungen zum Abrechnungszeitraum getroffen werden.
• •Notiere dir den Abrechnungszeitraum: So hast du ihn immer im Blick und kannst überprüfen, ob er in der Abrechnung korrekt angegeben ist.
• •Prüfe die Abrechnung sorgfältig: Nimm dir Zeit, die Nebenkostenabrechnung genau zu prüfen. Je früher du Fehler entdeckst, desto einfacher ist es, sie zu korrigieren.

Fazit

Ein Abrechnungszeitraum, der länger als 12 Monate ist, ist ein häufiger Fehler in Nebenkostenabrechnungen und macht diese grundsätzlich ungültig. Aber: Du musst den Fehler innerhalb von 12 Monaten rügen! Prüfe deine Abrechnung also immer sorgfältig und reagiere schnell, wenn du Unstimmigkeiten feststellst. Mit den Tipps aus diesem Artikel bist du bestens gerüstet, um dich gegen fehlerhafte Nebenkostenabrechnungen zu wehren und deine Rechte als Mieter zu wahren. Viel Erfolg!